Caja (tesorería)
El concepto de caja en el ámbito contable se aplica para referirse a la parte de la cuenta donde se registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de sumas dinerarias, y los egresos también de dinero efectivo o de cheques. Tiene por finalidad ordenar las entradas y salidas de dinero.
Caja chica
La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.
La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo.
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total mas los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.
Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.
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Uso
Mediante una tabla codificada, se relacionan las cuentas contables de tesorería. Entonces cada código representa una cantidad de fondos en una cuenta y permite registrar sus movimientos en el mayor contable.
Encontraremos codificados, por ejemplo, la caja chica, la cuenta corriente bancaria, la caja de ahorro bancaria, la caja de valores propios y de terceros. Pero tambien se definen las retenciones y percepciones, impuestos a pagar, sueldos, cargas sociales y compensaciones. Todas las operaciones que impliquen movimiento de fondos de tesorería.
Para registrar movimientos de fondos se utiliza la Orden de pago (manual).
Seguimiento
Cada código de caja, posee varias cuentas contables relacionadas que representan diferentes estados de los valores, como emitido y depositado. Esto permite utilizar cuentas puente para las operaciones que no implican un cambio de caja sino de estado en la misma caja. Este es el caso de valores depositados en cuenta bancaria pendientes de acreditación.
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