Seguimiento
Con el seguimiento se genera una bitácora donde se registran los ingresos y egresos de fondos de cada obra.
En el mismo se detalla la fecha de la operación, el tipo, donde ingreso se refiere a cuentas de clientes y socios (aportes de inversión), y egreso se refiere a gastos y proveedores. Por lo tanto cada operación debe indicar el número de cuenta según corresponda.
Se agrupan indicando un rubro y más detalladamente un subgrupo o ítem. Por defecto cada cuenta tiene asignado un valor para los mismos, para que cotidianamente se simplifique la carga, pero para aquellas cuentas, generalmente de proveedores a los que se adquieren diferentes ítems puede indicarse con el código que corresponda en cada caso.
Complementariamente se indican datos adicionales mediante una nota.
Finalmente debe indicarse el importe de la operación con la moneda que corresponda. También aquí el sistema utiliza un valor por defecto que es el que se indicó para la empresa que lleva la obra. Si se desea compensar una operación puede utilizarse valor negativo. Por ejemplo un aporte será un ingreso de fondos, y luego un retiro será un ingreso pero negativo.
El módulo contempla que el cobro por la adquisición de una unidad puede realizarse en cuotas, que son definidas mediante la forma de pago y se ingresan en un proceso especial de cancelación de cuotas. Estas cuotas ingresadas pasan automáticamente a la bitácora de seguimiento como un registro especial, con datos adicionales.
También se contempla, como dato adicional, la fecha de cancelación del gasto. Este valor se indica junto con el importe, siendo el valor 00000000 el que indica pendiente y cualquier otra fecha su cancelación confirmada. De este modo puede llevarse un registro de deuda por proveedor. Si la cancelación fuera parcial, será necesario abrir el registro en dos, donde una parte quedará cancelada y la otra no, mediante la creación de un nuevo renglón con la diferencia.
El proceso
Una pantalla inicial nos permite restringir los datos de la bitácora a mostrar, indicando la obra y el rango de fechas. Luego si se encontraron registros con ese filtro se muestra la lista en modo consulta, caso contrario se crea un nuevo registro y se continúa en modo modificar. Siempre en modo modificar se puede eliminar un registro, modificarlo o crear uno nuevo al final de la lista o presionando crear.
Puede realizarse un seguimiento alternativo por proveedor mediante un proceso diferente. De este modo solo se indica el proveedor una vez y se ingresan movimientos para diferentes obras en la misma pantalla. Todas los gastos indicados no poseen fecha de cancelación, por lo cual quedan pendientes para su posterior confirmación. Ver seguimiento x proveedor
