Ingreso de documentos
| i | Página pendiente de completarse. |
| @ asistente |
| Se avanza con SIGUIENTE cada paso del procedimiento |
| Las acciones disponibles dependen de los permisos de acceso del usuario |
Mediante este procedimiento se ingresan los documentos (Facturas, Notas de Crédito y Débito) que respaldan las compras y servicios de proveedores, e incrementan la deuda (pasivo) de la empresa.
ENLACE permite que se ingrese stock y se realice todo el procedimiento de compras sin requerir el ingreso obligado de documentos (factura), es entonces en este paso donde se realiza de manera independiente.
Un usuario que no tenga los permisos de acceso necesarios solo podrá realizar consulta.
En el primer paso se indica un proveedor zoom, y el sistema sugiere una fecha de ingreso de 60 días atrás a la fecha actual.
“ Según se halla especificado en los Parámetros del Sistema, la lista de Proveedores puede ser la misma para las distintas Empresas. Ver Unificar
”
Si el proveedor es un VARIOS, entonces aparecerá un atajo que permite ver el historial del mismo.
Según la fecha indicada puede ocurrir que no ya se hayan ingresado documentos anteriormente hasta esa fecha, por lo cual se continúa presionando CREAR, pasando editar un nuevo documento, o que se encuentren ya ingresados documentos y entonces se presiona Siguiente para continuar.
SELECCION
- Los ingresos anteriores aparecen en una lista ordenada por fecha de ingreso, hasta la fecha que ha sido indicada.
Detalle
Una vez en la lista de selección podremos ver con detalle los datos completos del documento seleccionado.
Esta lista permite MODIFICAR el documento seleccionado, o borrarlo con BORRAR con una confirmación en un siguiente paso.
Y con NUEVO realizar el ingreso de un nuevo documento.
Editar , NUEVO y MODIFICAR
- Ya sea NUEVO o al MODIFICAR, se continúa con la edición de los datos del documento, en un siguiente paso:
- Si el documento ya ha sido cancelado, mediante orden de pago o imputado con nota de crédito, hay ciertos datos que no podrán cambiarse.
Presionando ENTER en cada campo se logra que el editor valide y avance sin errores al siguiente dato. Tambien puede utilizarse la tecla TAB.
- Comienza con el número de proveedorzoom (ya indicado anteriormente), con detalle se presentan los datos complementarios del proveedor.
- Para los proveedores VARIOS, se permiten indicar todos los datos relativos, RAZON SOCIAL, DIRECCION, CUIT, etc. Ver Proveedores. Y un atajo permite ver el historial y seleccionar estos datos complementarios y copiarlos.
- Comienza con el número de proveedorzoom (ya indicado anteriormente), con detalle
- Debe indicarse un CAIzoom obligatorio (y su fecha de vencimiento), que puede indicarse en 0. El zoom presenta la lista de CAIs indicados en ingresos anteriores para este proveedor.
- Luego en un pequeño renglón puede indicarse alguna anotación pertinente. Se puede AMPLIAR. Este comentario será agregado al asiento contable vinculado, o para evitarlo, se puede colocar el símbolo # delante.
- Seguidamente se indica el Tipo de documentozoom
Al indicar un Tipo de documento que especifica una Caja determinada se toma como contado y se descuenta de la misma el total del documento, sin requerir orden de pago.
- y a continuación el número completo, que consta de una letra, cuatro dígitos de punto de venta y ocho dígitos de número, del estilo A-0010-12345678. El editor completa los ceros de ser necesario, por lo tanto ingresando A-0010-5678 y presionando ENTER se reemplaza automáticamente por A-0010-00005678.
- el editor controla que ese número no haya sido ingresado para otro documento, y presenta un aviso en consecuencia.
- y a continuación el número completo, que consta de una letra, cuatro dígitos de punto de venta y ocho dígitos de número, del estilo A-0010-12345678. El editor completa los ceros de ser necesario, por lo tanto ingresando A-0010-5678 y presionando ENTER se reemplaza automáticamente por A-0010-00005678.
- Luego, se indica la fecha de confección del documento, que es la que se encuentra impresa en el mismo, es la fecha de emisión y no tiene importancia que el ingreso se realice posteriormente, ni siquiera en algún mes posterior, lo cual está previsto en la fecha de ingreso al sistema.
- Fecha de ingreso, aquí sí se especifica la fecha en la contabilidad donde se realizará el asiento y registro en los libros correspondientes de impuestos, etc.
el editor controla que la fecha de ingreso no esté bloqueada contablemente o administrativamente, y presentará un mensaje indicando esta situación
- Retenciones: si la empresa es agente de retención estarán activos los campos para indicar el concepto de retención correspondiente a las resoluciones de IVAzoom, GANANCIASzoom e INGRESOS BRUTOSzoom.
- Ahora debe indicarse el importe TOTAL del documento, en la monedazoom correspondiente.
Desgloce
- Para que el sistema registre adecuadamente los conceptos se realiza un desgloce con el detalle de cada uno:
- el editor va descontando del total del documento a cada renglón que se detalla, sugiriendo el valor lógico que tiene un nuevo renglón. En la mayoría de los casos la sugerencia es correcta, pero debe ser confirmada por el operador.
- Se indica el tipo de concepto GASTO, IVA, PERCEPCION, RETENCION, OTROS, que corresponda, indicando la base imponible, el porcentaje y el importe.
- En la cuenta contablezoom se indica la imputación del GASTO (por ejemplo: LIBRERIA) y de los impuestos, según corresponda.
el editor recuerda de un ingreso anterior el valor de la cuenta contable y la sugiere automáticamente para este proveedor“ en lugar del número de cuenta se puede indicar el número ordinal abreviado de la misma”
Con FLECHA ABAJO se agrega un nuevo renglón. Y con ESCAPE se sale/finaliza el ingreso de detalles.
- el editor controla y obliga a que el total del desgloce sea igual al total del documento.
Vencimientos
- Al menos debe haber un vencimiento que el editor sugiere con fecha del documento. El mismo puede descomponerse en una lista según sea necesario especificar cuotas.
- tambien el editor controla que la suma de vencimientos sea igual al total del documento.
- Finalmente presionando GRABAR se guarda el documento y/o sus cambios. Actualizando automáticamente la contabilidad con el asiento enlazado.
ENLACE CONTABLE
Todos los asientos enlazados por el editor de ingreso de documentos poseen el SUFIJO 05
Cada renglón del desgloce genera uno en el asiento enlazado para la cuenta contable indicada, y realiza la contrapartida a la cuenta enlazada del proveedor, o en el caso de ser un documento contado, a la cuenta de acreditación indicada para esa caja.
