Factura electrónica
Una factura electrónica es un documento que sirve para describir el costo de los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar. Sustituye, según las disposiciones legales correspondientes, a las facturas tradicionales en papel y garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La factura electrónica es, por tanto, la versión digital de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
Para que la factura electrónica tenga validez legal, debe estar completada con la firma electrónica, que permite eliminar la factura en papel.
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Contenido
¿Cómo adquiere validez la factura electrónica?
El C.A.E. es el código de autorización electrónico, que otorga la AFIP a cada documento para darle validez. Un documento con C.A.E. indica que fue autorizado por la AFIP.
Concepto
“ La información completa sobre este tema puede encontrarla en el libro "Guía práctica de Factura electrónica" de los autores Tonelli, Juan Cruz - Rodriguez de Hoz , Fernando Andres - Larrondo, Carlos Nelson
Emisión y validez del comprobante
La factura “manual” adquiere validez desde su impresión en tanto:
1) Respete el formato dispuesto por la Resolución General No 1415,
2) Contenga los datos exigidos por esa misma norma y, por la Resolución General No 100 de corresponder,
3) Sea realizado por una imprenta autorizada y,
4) La impresión haya sido autorizada por el fisco.
Ese comprobante ya es válido aunque se encuentre vacío, en blanco, disponible para su potencial facturación, mientras que la FE funciona al revés: primero se envían a la Administración Federal de Ingresos Públicos los datos de la operación (emisor, receptor, fecha, monto neto, impuestos, monto total, etcétera) y recién adquiere validez con la autorización fiscal posterior. Es decir, no se autorizarán comprobantes electrónicos “vacíos” para su potencial utilización, si no que el fisco sólo validará aquellos que ya contengan todos los datos de la transacción concreta por la que se desea emitir documentación respaldatoria,
Control y verificación fiscal (emisor, receptor y detalles de la operación)
Como se mencionó, en el caso de un negocio respaldado mediante factura “manual” el fisco sólo intervino al momento de imprimirse el talonario en blanco; sólo conoce que determinado sujeto cuenta con esos formularios. Salvo casos excepcionales en que alguna de las partes intervinientes se encuentre sujeta a un régimen de información particular, el fisco únicamente conocerá detalles relevantes (receptor, fecha, detalle, etcétera) mediante una verificación posterior.
En cambio, la FE tiene un control más completo y “previo” a su emisión, dado que el sistema verificará los datos de las partes intervinientes y en su caso, señalará inconsistencias que podrían ocasionar la imposibilidad de cómputo de crédito fiscal o el rechazo de la solicitud.
Cabe destacar que el control realizado sistémicamente para la autorización de la FE es meramente formal y de ninguna manera juzga la legitimidad de la operación ni de su contenido.
Sin embargo, el fisco toma conocimiento inmediato de quiénes intervienen, cuándo lo hacen, por qué montos y en algunos casos hasta conoce con precisión el detalle de los bienes y/o servicios tranzados.
Código de autorización y vencimiento del comprobante
La factura manual generada por la imprenta cuenta en su margen inferior derecho con un “código de autorización de impresión” comúnmente conocido como CAI, con su plazo de vencimiento correspondiente, lo cual indica que el fisco ha autorizado tales comprobantes bajo ese código con su respectiva numeración y por un lapso de tiempo limitado.
Por su parte, la FE tendrá como indicador de validez un “código de autorización electrónico” conocido como CAE el cual no se encuentra sujeto a vencimiento alguno.
La factura electrónica autorizada por la Administración Federal de Ingresos Públicos mediante el otorgamiento del CAE correspondiente no tiene vencimiento.
Este punto despertó confusión cuando el fisco puso a disposición la transacción “Comprobantes en línea” para emitir FE por parte de los usuarios que no cuentan con un sistema de facturación propio. El servicio mencionado emite un comprobante electrónico que se visualiza en la pantalla del operador con la imagen de una factura convencional, y en el margen inferior derecho aparece la leyenda “Fecha de vencimiento del CAE: xx/xx/xxxx”, siendo siempre diez (10) días corridos posteriores a la emisión.
Esto constituye un error. Lo que el fisco quiso señalar con esa fecha fue el plazo para la puesta a disposición del receptor del comprobante en cuestión, dado que la Resolución General No 2485 estipula ese lapso máximo desde la emisión.
La cuestión vinculada al vencimiento de un comprobante adquiere sentido en el caso de la factura manual en donde nos encontramos frente a un comprobante válido y vacío a la vez, por lo cual se fija un plazo para su utilización luego del cual el fisco controla nuevamente si el sujeto continúa en condiciones de reimprimir talonarios. Mientras que la FE no podría combinar ambos conceptos, ya que en el momento en que la Administración Federal de Ingresos Públicos valida su emisión es justamente porque dejó de estar en blanco y fue completado con los datos de la operación concreta por la que se solicita autorización de emisión; es por ello que podemos afirmar que el CAE no tiene vencimiento.
Por último, la Resolución General No 2926 (A.F.I.P.) introdujo una variante del CAE para permitir el uso de FE en algunas actividades cuya modalidad de comercialización presenta ciertas particularidades que dificultan la implementación del régimen. Se trata del Código de Autorización Electrónico Anticipado (CAEA), sólo restringido a ciertos casos específicos por lo que se tratará posteriormente.
Punto de venta y correlatividad
Necesariamente las facturas manuales y electrónicas tendrán puntos de venta distintos entre sí y de cualquier otro método de emisión de comprobantes (por ejemplo, controlador fiscal), pues cada uno de estos mecanismos de emisión deberá llevar su propia correlatividad.
Asimismo, cada método carece de limitaciones en cuanto a la cantidad de puntos de venta a disponer, debiendo necesariamente contemplar para el caso de la FE electrónica puntos de venta distintos si se utilizan diferentes métodos informáticos para emitirlas (cuestión desarrollada posteriormente).
Cada método de facturación (manual, controlador fiscal, factura electrónica) deberá poseer un punto de venta diferenciado y la correlatividad y progresividad de la numeración será propia de cada uno de esos puntos.
Plazos de puesta a disposición
En cuanto a los plazos de puesta a disposición de los comprobantes, la Resolución General No 1415 establece los momentos en que deben emitirse y entregarse los comprobantes manuales en función del tipo de operación que se trate. En el caso general, vinculado a operaciones de compraventa de cosas muebles, locaciones y prestaciones de servicios, servicios continuos, locaciones de cosas y anticipos que fijan precio, se establece un plazo de diez (10) días corridos contados a partir de la fecha de emisión.
En el caso de la FE se establece un plazo idéntico para la puesta a disposición, el cuál actualmente estará indicado en la factura bajo la leyenda “fecha de vencimiento del CAE”, cuestión ya comentada en el punto precedente.
La factura electrónica debe ponerse a disposición del receptor dentro de los diez (10) días corridos contados desde la fecha de emisión.
Consulta de la validez del comprobante
Al momento de recibir un comprobante manual, una FE con CAE o bien con CAEA, las mismas podrán ser consultadas en la página de la Administración Federal de Ingresos Públicos para confirmar su validez.
En cuanto a la factura manual, se consultará en el siguiente link http://www.afip.gov.ar/genericos/imprentas/facturas.asp los datos del comprobante correspondientes al C.U.I.T. del emisor, CAI, fecha, tipo de comprobante, punto de venta y número de comprobante.
Por su parte, al realizar la consulta de una factura electrónica con CAE, en el siguiente link https://www.afip.gov.ar/genericos/consultacae/ se consultarán los mismos datos a los mencionados anteriormente con el correspondiente reemplazo del CAE por el CAI, más el importe de la operación, tipo y número de documento/C.U.I.T. del receptor.
Con relación a la consulta de una FE emitida bajo la modalidad CAEA, en el link https://www.afip.gov.ar/genericos/consultaCAEA/ sólo se consultará el C.U.I.T. del emisor y el CAEA del comprobante.
Puede consultarse la validez de cada factura electrónica en la página web de la Administración Federal de Ingresos Públicos.”
Miedos, incertidumbres y mitos de la facturación electrónica
FacturaciónWeb Nuestra experiencia y el contacto con los usuarios nos ha nutrido de información respecto a los miedos, incertidumbres y mitos de la facturación electrónica y nos parece oportuno volcarlos en esta nota a fin de poder colaborar con las Personas y Empresas que deben emprender en esta tecnología.
1) "La factura electrónica no tiene validez legal"(FW)
La RG 2485 establece a la factura electrónica como un instrumentos tan válido como la facturación tradicional en papel, para registrar operaciones de compra-venta. La misma tiene el mismo peso legal e impositivo, permitiendo servir de garantía ante operaciones comerciales.
2) "Debo facturar todo electrónicamente"
La facturación electrónica como tecnología, de ninguna manera puede cambiar el comportamiento de la personas en el sentido fiscal. Las mismas siguen teniendo la libertad de decidir si facturar o no una operación. Tal cual lo hacía lo con el papel. Por otro lado, las operaciones de compra venta que se realiza presencialmente o "de mostrador" deberán realizarse mediante controlador fiscal o talonario.
3) "Si facturo electrónicamente debo dar de baja mis otros sistemas de facturación"
Los sistemas pueden convivir. Como mencionamos anteriormente, deberemos mantener un sistema de facturación para operaciones de mostrador y esto demuestra que pueden utilizarse mas de un sistema. Cada uno funciona y depende de un punto de venta distinto.
4) "Voy a perder la correlatividad numérica por usar otro sistema"
Cada sistema funciona en un punto de venta fiscal distinto y cada uno sigue su numeración.
5) "Igualmente debo imprimir y archivar las facturas electrónicas que emita"
La RG 2485 en conjunto a otras compañeras nos autorizan a utilizar soportes digitales para resguardar nuestros comprobantes en ciertas normas de seguridad. Lo mas probable es que si utilizo un sistema contratado, el mismo venga provisto con esta estructura de seguridad y no debamos emprender en generar una.
6) "Si se cae el sistema me quedo sin facturar"
Existen mecanismos de resguardo para poder seguir facturando. Inclusive puede utilizarse el talonario que ya tenía en curso. Siempre y cuando sea una cuestión esporádica.
7) "Debo ser experto en sistemas o contador para poder facturar electrónicamente"
AFIP habilitó webservices que permiten a Empresas desarrolladoras de productos y sistemas, enforcar soluciones hacia usuarios "no expertos"
8) "Las Personas y Empresas no reciben comprobantes electrónicos"
Las Empresas ya han adoptado la metodología por imposición. Todos sus proveedores comenzaron a hacerle llegar la factura vía mail y lentamente fueron adoptando este mecanismo. Es mas hay más, hay Empresas a las que ya no se les puede facturar en papel.
9)" No tengo tiempo de ir a AFIP a efectuar los trámites para facturar electrónicamente"
No hace falta ir a AFIP, pueden realizarse online en menos de 15 minutos. Dependiendo de si se cuenta con una guía clara o asistencia.
10) "Es cuestión de esperar, es algo que no prosperará en Argentina".
Argentina es pionero en facturación electrónica en Latinoamérica junto con México, Chile y Brasil. Hoy ya se incorporaron Uruguay, Perú, Ecuador y Colombia. A diferencia de otros, no se generó una exigencia masiva y por fecha. Hoy ya facturan electrónicamente la mayoría de las Empresa, generando mas de 200 millones de comprobantes al año. Ahora es el turno de los profesionales.
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